Ausgangssituation
Für ein mittelständisches Unternehmen dürfte dieses oder ein ähnliches Szenario bestens bekannt sein: Mitarbeiter von unterschiedlichen Abteilungen bestellen spezielle oder angepasste Produkte, die nicht in Katalogsortimenten zu finden sind. Bei den Kollegen im Einkauf oder in den Fachabteilungen lösen sie damit zeitintensive Prozesse aus. Der Einkauf muss vorab klären, ob Angebote für diese Produkte vorliegen und bei welchem Lieferanten Sie die Artikel anfragen können. Des Weiteren muss bestätigt werden ob der Kollege diesen Artikel aufgrund seiner Berechtigungen und Position bestellen darf.
Dieser Prozess nimmt sowohl auf Unternehmens- als auch auf Lieferantenseite Zeit in Anspruch, was mit höheren Kosten verbunden ist und Kapazitäten für wichtigere Aufgaben raubt. Zudem sind Bestellungen für Sonderbeschaffungen oder der Einmalbedarf Just-in-Time nur schwer in einem automatisierten Ablauf umsetzbar.
BOOSTRACK nimmt Ihnen diese Arbeit gerne ab!
Analyse durch BOOSTRACK
Wir durften einen unserer Kunden, ein weltweit operierender Automobilzulieferer aus Süddeutschland, genau bei dieser Herausforderung unterstützen. Denn die Kombination der Kernkompetenzen Interieur, Elektrik, Elektronik und E-Mobilität macht unseren Kunden einzigartig in der gesamten Branche und somit stehen Ad hoc Bestellungen sowie Sonderbeschaffungen ohne Verzögerungen oder Ausfälle im Fokus.
In den Projektgesprächen mit der Einkaufsabteilung wurde uns über eine immense Anzahl von arbeitsaufwändigen Bedarfsanforderungen berichtet. Der Versuch, Teile der Beschaffung über Marktplätze abzuwickeln, hat leider kein zufriedenstellendes Ergebnis geliefert. Ein nicht unerheblicher Prozentsatz der Vorgänge konnte nicht abgebildet werden. Ca. 20-30% blieben nach wie vor im herkömmlichen BANF-Ablauf bestehen – leider handelte es sich dabei um die zeitintensivsten Beschaffungsvorgänge, die Recherche, Artikel- und sogar Lieferantenanlage erfordern. Zudem bestand der Wunsch, diese Vorgänge in der standardisierten Bestellanlage über einen OCI-Shop abzuwickeln.
Umsetzung
Zum Start im Jahr 2006 haben wir unseren Webshop basierend auf der Beschaffungslösung Onventis per OCI an die damalige HealyHudson Plattform, heute direkt an SAP, angebunden. Mit den Anwendern im Werk wurde die Vereinbarung getroffen, dass zukünftige Bedarfsanforderungen nicht mehr an die interne Einkaufsabteilung, sondern direkt an den Zulieferer (Lingemann) gerichtet werden. Kundenindividuelle Produkte, Sonder- oder auch Einmalbeschaffungen sowie Produktsubstitute werden durch uns recherchiert, katalogisiert und dem Kunden als temporärer Anfragekatalog im Webshop bereitgestellt. Dieser wird stündlich aktualisiert. Zudem senden wir eine PDF an die Einkaufsabteilung zur Stichprobenprüfung, wodurch ein nachvollziehbarer und überprüfbarer Prozess garantiert wird.
Um darüber hinaus die Verfügbarkeit der schnelldrehenden Produkte sicherzustellen, bauten wir ein Depot mit eigenem Dienstleister – Personal (Lingemann) auf. Dort werden die Lagerwaren mit den oben beschriebenen Vorgängen gebündelt und in einer Sendung an den Bestimmungsort angeliefert. Und das in einem definierten Zeitfenster und gemäß der Verpackungsvorgaben des Kunden.
Betrieb und laufende Optimierung
Von der initialen Sortiments- und Preisprüfung bis zur Projektumsetzung an allen Standorten unseres Kunden vergingen nur 8 Monate. Nach erfolgreicher Etablierung des Projekts in Deutschland, wurden 2010 weitere Standorte unseres Kunden in Rumänien integriert.
Um eine transparente Kommunikation über die Bestellungen sowie Abrechnungen sicherzustellen, erfolgte die Kommissionierung im Depot für den Kunden nach Kostenstellen und Bedarfsträgern. Inbegriffen waren monatliche Reportings nach Werken und Warengruppen sowie detaillierte Savingreports, später sogar landesübergreifend.
Zukünftig haben wir mit unserem Kunden geplant, eine zentrale Lösung für die Standardartikelbeschaffung in Europa auszuarbeiten, sodass jeder Anwender den festgelegten Standardartikel ohne weitere Anfragen direkt beziehen kann.
Messbarer Erfolg
Mit den getroffenen Maßnahmen konnte unser Kunde etwa 680 Lieferanten reduzieren, sowie die Anzahl der täglichen Rampenkontakte pro Werk deutlich senken. Es wurde eine Bündelung der Ansprechpartner der verschiedenen Hersteller ermöglicht, da diese Kommunikation nun durch unseren Partner Lingemann kanalisiert wird.
Unser Kunde konnte somit eine umfassende Kontrolle über den gesamten Bestellprozess gewinnen und hat mit uns seine Arbeitsabläufe automatisiert. Wir haben das Sortiment exakt auf die Kundenanforderungen angepasst und Änderungen können jederzeit im Shop nachvollzogen werden.